Телелинк ЕАД интегрира документната система M-Files с Deltek Maconomy ERP, за да оптимизира процеса по обработка на фактури в отдалечени офиси

Телелинк е водеща компания за системна интеграция в Югоизточна Европа с доказан опит и задълбочени познания в областта на безжичните мрежи, системната интеграция и интелигентните сгради. Телелинк разполага със силно присъствие в повече от 7 страни в Централна и Източна Европа. Избирана е за изпълнител на няколко от най-мащабните проекти за информационни и комуникационни технологии в региона.

Бързото развитие на Телелинк, заедно с мащаба и обема на проектите, които управлява, са в основата на предизвикателствата свързани с управлението на документите и процесите в компанията. По-конкретно, логистичният и счетоводният отдел са разположени в отдалечени офиси и след получаването на нови документи в скалада, като фактури и приемо-предавателни протоколи, те се забавят с няколко дни, докато бъдат приети в счетоводния отдел на компанията.

“Всичко това довеждаше до забавяния при плащането на фактурите, допуснати неточности, поради ръчното въвеждане на фактури и информация, пропуснати срокове и ниска ефективност.” казва Таня Кръстева, Проджект мениджър в Телелинк. “Стана ясно, че трябва да потърсим ефективна система, за да гарантираме бързата и безпроблемна обработка на фактури, коректното и автоматизирано въвеждане на информация.”

Телелинк се доверява на ФТС България при избора и внедряването на M-Files DMS
Телелинк ЕАД се доверява на ФТС България в процеса по избор, внедряване и обучение за работа с документната система M-Files, която в последствие се интегрира с Deltek Maconomy - ERP системата, която се използва в Телелинк ЕАД.

“Разгледахме няколко други системи за управление на документи, но M-Files се отличи със своята гъвкавост, интуитивност, автоматизиран импорт на сканирани документи и възможността за лесна и бърза интеграция с нашата ERP система Deltek Maconomy” добавя Кръстева.
M-Files DMS в Телелинк е придобита по Оперативна програма „Развитие на конкурентоспособността на българската икономика“ 2007–2013, процедура „Покриване на международно признати стандарти”

По време на внедряването ключовите потребители от Телелинк работят заедно с екипа на ФТС България по определянето на различните типове документи, които най-често се обработват, определят се стандартизирани работни потоци, настроени са съответни права за достъп за различните служители, според техните правомощия и отговорности.

“Определящият фактор за успешното внедряване на документната система M-Files в Телелинк беше активното участие на всички ключови потребители.“ сподели г-жа Цанка Маркова, Управител на ФТС България ООД.

Интеграцията на M-Files DMS с Deltek Maconomy ERP
Телелинк използва Deltek Maconomy ERP за управление на финансите и проектите в организацията. Интеграцията между ERP решението и M-Files довежда до значителното оптимизиране на процеса по обработка на фактури.

Всички документи предварително се сканират и импортират в едно централизирано хранилище в M-Files, след което автоматично се експортират в ERP системата. Тази интеграция спомага за драстично намаленото време, за което се обработват фактурите, но и за по-добрата комуникация и сътрудничество между отдалечените отдели.

Служители от няколко различни отдела в Телелинк ЕАД сканират и въвеждат фактурите и други свързани документи в M-Files. Счетоводният отдел проверява и одобрява документите, финансовите специалисти разпределят и придвижват документите според клиента, условията на плащане, забавени плащания и др. Така всички разполагат с бърз и навременен достъп до всички необходими документи и информация, могат да установят бързо дали има някакво забавяне в обработката и да го отстранят незабавно.

Телелинк ЕАД планира да използва още по-пълноценно функционалността на M-Files документната система и за управление на командировъчни, документи за бизнес пътувания, кореспонденция и друга важна бизнес информация.

За ФТС България
ФТС България предлага ERP/CRM/DMS решения за управление на бизнеса, базирани на утвърдени IT системи Сред решенията представени от ФТС България са и системата за управление и архивиране на документи M-Files, както и различни специализирани, вертикални ИТ решения по индустрии. M-Files е мощна и същевременно лесна за използване документна система, която решава проблемите с архивирането, класифицирането, проследяването на документи

За повече информация посетете www.fts-eu.com


“Благодарение на бързия и лесен достъп информацията, свързана с фактурите по различни проекти, успяваме да обработваме фактурите до три пъти по-бързо.”

Таня Кръстева,
Проджект мениджър,
Телелинк ЕАД

ФСС БЪЛГЀРИЯ